Inschrijfgeld: Het inschrijfgeld van Nederlandse en buitenlandse deelnemers wordt automatisch geïncasseerd via Iwan.nl direct na de sluitingsdatum van de inschrijving. Indien de betaling niet uitvoerbaar is, om welke reden dan ook, krijgt de deelnemer bericht per email te betalen aan de helpdesk. Na betaling van het inschrijfgeld + €5 administratiekosten wordt het startnummer overhandigd.

Deelname: Iedereen die aan de leeftijdsvereisten van het evenement voldoet kan inschrijven. Sommige van onze evenementen staan bekend als fysiek erg zwaar. Van een ieder die inschrijft wordt verwacht dat hij/zij zelf kan inschatten of de fysieke en conditionele toestand goed genoeg is om te participeren. Deelname is op eigen verantwoording en risico.

Startnummers: De startnummers worden afgehaald bij het secretariaat op de wedstrijddag. De openingstijden van het secretariaat zijn vermeld in het programma van desbetreffend evenement.

Annuleren: Annuleren is mogelijk tot de sluitingsdatum van de inschrijving van het evenement. Bij annuleren wordt het inschrijfgeld min administratiekosten van €5 euro (bij wandelen €2,50) terugbetaald.

Overdragen van startnummer: Overdragen van startnummers is op twee manieren mogelijk. Vooraf regelen werkt het snelst en geeft je zekerheid op deelname.

  • Mogelijkheid 1: Hiervoor dient -uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd- een email gestuurd te worden naar info@sportpromotionzeeland.nl met vermelding van het startnummer en de voor- en achternaam van de oude deelnemer en de gegevens van de nieuwe deelnemer (voor-en achternaam, adres, postcode, woonplaats, nationaliteit, geboortedatum en emailadres). Eventueel doorgegeven T-shirtmaten, ingevuld tijdens het inschrijfproces kunnen niet worden gewijzigd. Op de wedstrijddag kan de nieuwe deelnemer tegen contante betaling met gepast geld van €5 (wandelaars €2,50) het startnummer afhalen bij het wedstrijdsecretariaat.
  • Mogelijkheid 2:Op de wedstrijddag kunnen startnummers ook nog op naam gezet worden, eveneens tegen contante betaling met gepast geld van €5 (wandelaars €2,50) administratiekosten, echter dit geeft wachttijden. Lees verder “diskwalificatie”.

Afstand wijzigen: Het wijzigen van een langere afstand naar kortere afstand is mogelijk zonder restitutie van deelnamegeld. Het wijzigen van een kortere afstand naar langere afstand is niet mogelijk (procedure annuleren).

Diskwalificatie: Deelnemen op het startnummer van een ander zonder juiste registratie kan leiden tot diskwalificatie. Indien de niet geregistreerde loper een podiumplaats behaalt en hierdoor de prijsuitreiking in de war stuurt, is er sprake van wedstrijdvervalsing en zal alsnog diskwalificatie volgen  en kan uitsluiting van deelname volgen aan een toekomstig evenement van Sportpromotion Zeeland.

Medische verzorging: Tijdens de evenementen is het Rode Kruis aanwezig bij start/finish en op diverse locaties op het parcours. Tevens is er een fysiotherapeut aanwezig. Bij de trail-evenementen is massage voor blessures na afloop van de wedstrijd aanwezig.

Parcours: Het parcours wordt met uiterste zorgvuldigheid uitgezet met linten, pijlen, bordjes en eventueel kalkpijlen op de weg. Tevens staan er op bepaalde moeilijke plaatsen parcourswachten. Volg altijd de instructies van de parcourswachten op. Houdt er rekening mee dat ondanks alle zorg het kan voorkomen dat er een pijl ontbreekt. Blijf altijd zelf opletten en loop niet klakkeloos achter een ander aan. Deelnemers die de weg afsnijden kunnen worden gediskwalificeerd. Houdt rekening met mede (fiets)pad- en weggebruikers die je op het parcours tegenkomt.

Telefonische bereikbaarheid: Tijdens de trails kom je op plaatsen midden in de natuurgebieden. Zorg dat je een mobiele telefoon bij je draagt, zodat je de hulp in kan roepen van de organisatie bij eventuele blessures. Telefoonnummers van de organisatie zullen worden verstrekt.

Verzorgingsposten: Op diverse locaties op het parcours (ongeveer om de 7-8 km) zijn verzorg-waterposten ingericht. Deze posten worden vooraf aangegeven via de website. Tevens is er bij de finish een verfrissingstafel aanwezig.

Zelfredzaamheid: Ondanks de diverse verzorgposten wordt er enige vorm van zelfredzaamheid verwacht van de deelnemers. We adviseren om voldoende eten en drinken mee te nemen en warme- en droge kleding. Tevens wordt er door natuurgebieden gelopen waar teken kunnen voorkomen. Controleer jezelf na afloop van de wedstrijd op teken en laat ze eventueel verwijderen door medewerkers van het Rode Kruis.

Verkeer: Op sommige plaatsen langs het parcours, zoals belangrijke oversteekpunten, staan officiële verkeersregelaars die het verkeer regelen. Blijf desondanks altijd zelf oplettend!

Veiligheid en overmacht: De veiligheid van de deelnemers is de hoogste prioriteit van de organisatie. De organisatie wordt gehouden aan strenge veiligheidsvoorschriften voor de evenementen. Per evenement wordt een evenementenverzekering afgesloten. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade aan materieel van deelnemers en voor eventuele andere schade of fysieke ongevallen die zouden veroorzaakt kunnen zijn door deelname aan een van de loopevenementen. De deelnemer dient zelf in het bezit te zijn van een wettelijke aansprakelijkheid verzekering. Overmacht: Bij extreme weersomstandigheden of andere calamiteiten kan het evenement geheel of gedeeltelijk worden afgelast indien dit in redelijkheid niet door de organisatie kon worden voorzien. Er bestaat geen recht op teruggave van het inschrijfgeld, noch op vergoeding van (im)materiële schade. Ook is het mogelijk dat er door de extreme weersomstandigheden aanpassingen plaatsvinden tijdens de wedstrijd, die invloed hebben op het wedstrijdverloop, het parcours en de starttijden. De veiligheid staat in een hoog vaandel. In voorkomende gevallen zal de organisatie er alles aan doen om de deelnemers, zo goed en snel mogelijk te informeren.

Klachten/melding:Eventuele klachten of meldingen van onregelmatigheden en foutieve uitslag kunnen bij de helpdesk gemeld worden. Tevens kan een klacht of melding na afloop van de wedstrijd in een email worden aangegeven.

Afval:Het is verboden om afval weg te werpen in de natuur of op het parcours. Draag afval of flesjes mee tot je het kwijt kunt in een afvalbak. Deze zijn in ieder geval bij de verzorgingsposten te vinden.

Respecteer onze vrijwilligers Onze vrijwilligers doen er alles aan om u aan te moedigen en een mooie dag te laten beleven. Zij staan voor u klaar in weer en wind. Respecteer daarom altijd hun aanwijzingen.